【Account Engagement（旧Pardot）】オートメーションルールの使用法&使用例

株式会社デジタルアイデンティティ SEO Div.所属。Salesforce認定Pardotスペシャリスト。
SEOを中心にしたサイト改善のお手伝いとメディア運営・ライターの二足のわらじを履いています。SEOやWebに詳しくない方でも「初見で分かる読みやすい記事作り」を目指して奮闘中。
お役立て頂けたら幸いです。

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日々の煩雑な業務や案件の成約までを自動化する便利な仕組み「マーケティングオートメーション（MA）」。今回は、MAツールの中でも大人気のAccount Engagementの機能「オートメーションルール」について解説します。

まだAccount EngagementやMAに馴染みが薄い方は、ぜひ下記の記事をご覧ください。
MAの概要からAccount Engagementでできることなど、基礎的な内容をご紹介しています。

Salesforce Account Engagementとは？MAツールの決定版【使い方・仕組み・機能】

1 オートメーションルールとは？
2 オートメーションルールの作成方法
3 オートメーションルールに関するQ&A
4 Account Engagementに関連する記事は下記からチェック！

オートメーションルールとは？

オートメーションルールとは、Account Engagementでの自動化を実現する際に用いられるツールの一つです。
Account Engagementで利用できる自動化ツールには主に下記の4つが挙げられます。

オートメーションルール
ダイナミックリスト
完了アクション
セグメンテーションルール

オートメーションルールでは、指定した条件に基づいて自動的にプロスペクトを抽出し、様々なアクションを実行することができます。ちなみにアクションの種類には以下のようなものがあります。

リスト・タグ・Salesforceキャンペーンの追加/削除
プロスペクト項目値・割り当てユーザー・スコア・プロファイルの変更
メールの送信

また、オートメーションルールには下記のような特徴があります。

ルールの条件に一致するプロスペクトを継続的に抽出する
リストに追加するだけでなく、各種アクションも実行可能
条件に一度だけ一致したプロスペクトにのみ適用される
過去にさかのぼって適用される

このように、オートメーションルールは過去にさかのぼって大枠でアクションを実行する、大変強力なルールです。抜け漏れなく一斉にアクションを適用させたい場合などにピッタリの機能でしょう。

オートメーションルールの作成方法

オートメションルールを作成するには、以下のようなステップ進めていきます。

Step1.

メニュータブの中から、[オートメーション]＞[オートメーションルール]を選択します。

Step2.

遷移先の画面から[+オートメーションルールを追加]を選択しましょう。

Step3.

オートメーションルールを作成する画面に変わるので、ページの内容に従って作成するルールに関する情報を入力していきましょう。
記入する内容は、

作成するオートメーションルールの名前
フォルダの選択
作成するオートメションルールの説明
タグの追加

などがあります。
ルールの一致項目やアクションの追加は、画面下部の[+新しいルールを追加][+新しいグループを追加][+新しいアクションを追加]などから設定してください。

また、[ルールの繰り返し]のチェックボックスからはプロスペクトにルールを照合する回数を制御することができます。
[ルール]からは、[すべて一致][いずれか一致]のチェックボタンが選べますが、この二つの条件には下記のような違いがあります。

すべて一致…すべての条件を満たしたプロスペクトが一致
いずれか一致…少なくとも一つのルールを満たしたプロスペクトが一致

Step4.

すべての項目を記入したら[オートメーションルールを作成]をクリックして作成完了です。

作成したオートメーションルールは編集することも可能です。
まずは適用する前にプレビュー機能を使って、アクションが発動するか確認してみましょう。

オートメーションルールに関するQ&A

Account Engagementを導入し、オートメーションルールの設定を思い立ったものの「使ってみると意外に分からないことが…」とお悩みの方も多いでしょう。
今回はそんな、Account Engagementのオートメーションルールに関するQ&Aをまとめました。ぜひご参考ください。

Q1. [リアルタイムで実行]って何？設定した方がいいの？

A.この設定をすると、作成したオートメーションルールがリアルタイムで反映されるようになります。
ただし、この機能を用いるとフォームやランディングページの読み込みに遅延が発生する場合があるため、基本的には設定をしないことをおすすめします。

Q2.オートメーションルールが適用されない…原因はなに？

A.オートメーションルールが適用されない場合、下記のような項目を改めてチェックしてみましょう。

ルールが最後まで実行されたことはあるか？
すでにオートメーションルール適用済じゃないか？
同一のメールアドレスを持つプロスペクトを照合していないか？
フォームの状況にあった適切な設定がなされているか？
プロスペクトが作成した条件を全て満たしているか？

ほとんどの場合、上記5項目を確認すれば原因が分かるはずです。
それぞれの項目に関する詳しい内容は下記を参考にしてみてください。

ルールがすでにこのプロスペクトを照合していないか？
[ルールの繰り返し] を有効にした場合、オートメーションルールはプロスペクトを複数回照合できます。それ以外の場合、オートメーションルールはプロスペクトに 1 回のみ適用されます。プロスペクトがルールの条件を満たさなくなっても、ルールでそのプロスペクトが「不一致」になることはありません。

特定の基準が True であることにルールが基づいている場合、プロスペクトが適正であればいつでも繰り返されます。ルールが特定のアクティビティ (フォーム送信など) に基づいている場合、ルールに 2 回目から適合させるためには、プロスペクトが 2 回目のアクティビティを完了する必要があります。

ルールがすでに同じメールアドレスを持つプロスペクトを照合していないか？
ルールのアクションに [プロスペクトメールを送信] が含まれる場合、メールアドレスが同じすべてのプロスペクトはルールに一致しますが、ルールのすべてのアクションはルールで最初に検出されたプロスペクトにのみ適用されます。最も最近のアクティビティがあるレコードに適用されるとは限りません。ルールを繰り返すように設定した場合、ルールで最初に検出されたプロスペクトが再照合の対象になると、そのプロスペクトにすべてのアクションが適用されます。

アクションが適用されなかったプロスペクトレコードは、プロスペクト監査の [適用日時] 列およびオートメーションルールのプロスペクトテーブルにタイムスタンプの代わりに [適用対象外: 重複メール] が表示されます。

フォームが Account Engagement のランディングページにある場合：
フォームが Account Engagement のランディングページでホストされている場合、ルールはランディングページを中心にしたルールを設定することになります。

[Prospect ランディングページ] | [ランディングページの選択] | が正常に完了している
[Prospect ランディングページ] | [ランディングページの選択] | が参照されている

フォームが外部ページにある場合：
フォームが外部ページ (ホストしているページ) でホストされている場合、フォームを中心としたルールを設定することになります。
[プロスペクトフォーム] | [フォームの選択] | が正常に完了している
[プロスペクトフォーム] | [フォームの選択] | が参照されている

レポートモジュールでは、フォームとランディングページに同じようにアプローチする必要があります。フォームが Account Engagement ランディングページにある場合、ランディングページはユニークビューとコンバージョンのクレジットを受け取ります。フォームが外部ページにある場合、フォームがユニークビューとコンバージョンのクレジットを受け取ります。

（引用：Account Engagement のオートメーションルールのトラブルシューティング）

メモ
割り当てアクションでは、すでに所有者が割り当てられているプロスペクトの再割り当ては行われません。「レビュー済み」のプロスペクトのみが割り当ての対象となります。
オートメーションルールはさかのぼって機能するため、選択した条件を満たすプロスペクトにも影響があります。たとえば、オートメーションルールが「フォーム B」を送信したプロスペクトを検索する場合、今までに「フォーム B」を送信したことがあるすべてのプロスペクトがこのルールに合致します。
オートメーションルールを削除すると実行が停止しますが、以前のアクションは取り消されません。ルールは、削除した後にごみ箱から元に戻すと、再開されます。

Q3. オートメーションルールがプロスペクトに適用されるまでにどれくらい時間がかかりますか？

A.適用するプロスペクトの数によっても変化します。
10分程度で済むケースから1時間程の時間が掛かるケースもあります。

Q4. オートメーションルールの内容を変更したけど、変更前のルールに適用された見込み客にも適用される？

A.オートメーションルールでは、「ルール作成時」「ルールの条件変更時」「ルール開始時」にプロスペクトの中から該当するユーザーを検出します。
しかし、条件変更によってルールが合致しない状態になっても、すでにルールが適用されたプロスペクトはそのままの状態で保たれます。

Q5.オートメーションルールを削除しても問題ないか？

A.オートメーションルールを削除すると、実行は停止されますが、プロスペクトにすでに適用されたアクションは元に戻されません。ルールがごみ箱から復元され、一時停止が解除された場合、オートメーションルールは再開されます。

今回はAccount Engagementのオートメーションルールについて解説しました。
オートメーションルールはAccount Engagementを使う上で欠かせない機能です。Account Engagementを使う際には、ぜひ機能を理解して、実際に触れてみてくださいね。

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