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【無料テンプレート付き】WBSとガントチャートの違いとは?WBSのメリットや作り方を徹底解説

WBS write

システム開発などのプロジェクト管理を行う際に用いられるのがWBSです。
WBSを作成したことがあっても充分に活用できているでしょうか?
WBSのメリットや作成・運用方法を把握することで事前にミスを防ぎ、スムーズなプロジェクト進行を行うことができます。

本記事、後半部分で無料テンプレートを配布してますのでプロジェクト管理にお役立てください。

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WBSとは

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称で、作業を細分化し構造的に組み立てることを指します。プロジェクトの作業を大きなタスクに分類したのち、だんだんと小さなタスクに列挙していきます。進行順序も考えて分類することがポイントです。

WBSを導入する目的

WBSを導入する最終的な目的は、プロジェクトを期日以内に完了させることです。

  • プロジェクトを進めるために必要なものは何か
  • どんなタスクが必要なのか
  • どのくらいの時間がかかるのか

これらを把握し、逆算して考えることで目標を達成することができます。
プロジェクトの全体図を共有していることは期日を守ること以外にも、顧客やプロジェクトメンバーに概要を理解してもらう手助けにもなります。

ガントチャートとの違いとは?

ガントチャートはWBSと共に使用するグラフです。WBSが作業を洗い出し期日を決める表だとすれば、ガントチャートはそれを見やすく表記したグラフです。

無料テンプレート

※無料テンプレートから抜粋
ガントチャートがあることで同時進行のタスクやタスク開始日の抜け漏れを防ぐことができます。

WBSとガントチャートをセットで使用することで、プロジェクト管理の効率化をさらに図ることができます。

本記事からダウンロードできる無料テンプレートにはガントチャートも付与しておりますので是非ご活用ください。

プロジェクト管理にWBSを導入するメリット

プロジェクトの共通認識をもてる

プロジェクトに必要なタスクを洗い出すことでプロジェクトメンバーと目標や期日、タスクなどを共有することができます。自分が行う作業が全体の中で、どの部分でどんな意味があるのか理解できることはメンバーのモチベーションを維持するのに大きく役立ちます。

またプロジェクトメンバーだけでなく、顧客との期日や見積もりについての会議でも役に立ちます。WBSを見せながら期日の現実性や各工程それぞれの見積もりを話し合うことで、根拠のある提案をすることができます。

プロジェクトの管理ミスを減らせる

プロジェクトのタスクに番号など、識別子を持たせることで口頭やチャットでプロジェクトを管理するよりミスを減らすことができます。

またGoogleスプレッドシートで社内・社外共に共有し、変更があれば随時更新していく方法を取ると、WBS作成時と作業内容が変わってもスムーズに対応することができます。

全体の工数を可視化することができる

全体の工数を可視化することによってタスクの分担を適切に行うことができます。WBSを作成していないと管轄者の知らないうちに担当者が複数いたり、担当者のいないタスクがあったりするケースが見受けられます。

WBSの作り方

WBSの作り方

WBSの作成は大きく三つに分類することが出来ます。

ゴールから逆算し作業を洗い出す

WBSを作成するにあたって手始めに行うのは作業を洗い出すことです。無差別に作業を洗い出していく方法もありますが、ゴール(プロジェクトの完了)から逆算して洗い出していくとタスクの漏れや被りがなく作業を洗い出すことができます。

上流から下流へとだんだん細かいタスクを洗い出していきます。細分化しすぎると管理が大変になりますが、工数を正確に把握できるのでスケジュール通りに進行しやすくなります。

タスクを作業順に並べ構造化する

洗い出したタスクを工程順に並べ、階層構造で並べます。タスクが派生するものを「親タスク」、派生したタスクを「子タスク」とすると分かりやすくなります。

作成中に足りない作業が発覚したりタスクを細分化した方が良い場合は、その都度修正していきます。

タスクの納期・担当者を決める

タスクの洗い出し、並び替えが完了したら納期から逆算しそれぞれのタスクの納期を決定していきます。親タスクから決定していき順次、子タスクの納期を決めていきます。

その後、プロジェクトメンバーのスキルセットやリソースを鑑みて担当者を決めていきます。この時、基本的に1つのタスクにつき1人の担当者を配置し、責任の所在がどこにあるのかはっきりさせておきましょう。無理に1人にやらせるのではなく、あくまで「誰もそのタスクをやっていなかった」とならないために1タスク1人の担当者でアサインしていきましょう。

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WBSを作成するときの注意点

タスク内容を明確にする

タスクを洗い出し、納期と担当者を決定しても不明確な記載では担当者が混乱してしまいます。作業範囲をWBS作成者より少なく見積もっていたり、タスク内容が重複していて二度手間になったりと様々な不利益が考えられます。

また、WBS作成時点では不明確なタスクも出てくると思いますが推測でタスク内容を確定するより、明確になってからタスクを確定する方が期日を守ることに繋がります。

不明確なものは不明確なままにしておき、後々タスク内容を確定できるように進行していきましょう。

工数とバッファを適度に見積もる

タスク間の関係性を考えて工数を見積もるようにしましょう。見積工数が多すぎるとタスク間の連携が難しくなり、少なくては不明確なタスクになってしまいます。「連携の取れる工数で具体的な内容」のタスクにするよう心がけましょう。

また工数見積もり時にバッファ(余裕)を持たせすぎると次のタスクの担当者が作業を開始できない場合があります。個々のスキルセットやタスク自体のトラブルのリスクなど様々な要素が絡んできますがバッファの持たせすぎには注意が必要です。

WBS無料テンプレート

日付と担当者の設定を容易に行える便利なテンプレートを記載しました。
ガントチャートは日付と担当者の記入で自動で反映されます。

※無料テンプレートをご利用の際は、下記より必要事項を記入の上
【WBSを無料ダウンロード】をクリックしてください。

無料テンプレートの使い方

無料テンプレートの使い方

プロジェクトの開始日を記入

Settinngシートの開始日を記入することで、WBSシートのガンチャートの日付が自動で変わりますので初めに記入してください。土日祝日もカレンダー通りに反映されます。

担当者とカラーを登録

担当者列にプロジェクトメンバーやクライアント名を記入しColor列は識別用の色で塗りつぶします。
※後の工程でデータ入力規制の設定を行うので必ず記入してください。

大項目(親タスク)の設定

大項目(親タスク)の設定

大項目にプロジェクト達成のための大きな項目を記入します。

中項目(子タスク)の設定

大項目から派生した中項目を記入します。

中項目(子タスク)の開始日の記入

「2020/09/01」のように記入してください。

中項目(子タスク)の終了日の記入

前工程と同じように記入してください。

担当者の記入

プルダウン式で選ぶだけで記入できるようになっています。
担当者列の記入したいセルを選択した状態でデータ<データツール<データ入力規制<元の値 と進み前工程で記入した担当者を選択します。

上記の過程を繰り返す

上記7つの工程を設定した時点でガントチャートに反映されます。
プロジェクトの開始から完了までのタスクを登録したら完了です。

まとめ

WBSの特徴から作成方法、注意点まで紹介しましたがいかがだったでしょうか?
WBSはプロジェクトを納期に間に合わせるためだけでなく、プロジェクトメンバーやクライアントと情報共有したり連絡ミスを減らしたりと様々な場面で利用することができます。
無料テンプレートをダウンロードしWBS作成・活用に役立てていただければ幸いです。

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