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RPA導入によるメリットや具体的な導入方法について解説

RPA

今回は企業のDXの推進に欠かせない、「RPA」について解説します。

RPAって聞いたことあるけど実際なにができるの?RPAを導入したいけどどうすればいいの?といった疑問を解消できる内容になっています。ぜひご覧ください。

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RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは

RPAの定義

企業が働き方改革やDX推進などの変革を起こしていく上で重要となっているRPA。RPAとは(Robotic Process Automation)の略語で、決まった手順を繰り返す定型作業を人間の代わりに行ってくれる自動化ツールのことです。

RPAが注目される理由

近年RPAを導入している企業は増えていますが、背景としてあげられるのは人手不足の解消と競争力強化です。

日本では近年、少子高齢化が加速する中で労働人口の減少が問題となっています。この問題を解決するうえでRPAは最適なシステムなのです。RPAを導入することで業務の効率化も図れ、市場での競争力をつけることにもつながります。

また、ノンプログラミングで実装できるため、どの企業でも比較的取り入れやすいことも注目されている理由の1つです。

RPAの種類

「RPA」と一口にいってもその種類やサービスは非常に多く、特徴やメリット・デメリットがそれぞれ違います。自社には何が合っているのかを検討し、最適なツール選びのために違いを理解しておきましょう。

RPAの種類 サーバ型 デスクトップ型 クラウド型
メリット ロボットの一括管理が可能
セキュリティが強固
社内全体の業務効率化が図れる
管理が容易
手軽に導入できる
低コスト
アップデートで最新機能が
自動で導入される
デメリット 値段が高い 一元管理がしづらく、
属人的になりやすい
データ漏洩のリスクが高い

このように種類によってそれぞれ特色があるため、自社にとって適切なものはどれかを精査した上で導入すべきです。導入する目的、期待する効果、現状のコストなど自社の状況を明確にしたうえで最適なツールを選ぶようにしましょう。

AI・VBAとの違い

RPAはよくAIやVBAと間違われることがあります。ここでは簡単にこれらのシステムとの違いを解説していきます。

まずAIとは「Artificial Intelligence」の略で、日本語で人工知能と呼ばれます。現代では様々な定義がありますが、一般的にコンピュータがデータを活用し、人間のように自ら最適な判断を選択することができるシステムを意味します。

これに対しRPAは、あくまでも与えられた業務を機械的にこなすのみでその業務を自ら最適化したりはしません。

このようにシステムが自律的に動くか、否かという点でAIとRPAは大きく違います。またVBAとは「Visual Basic for Applications」の略で、Microsoftが提供するExcelなどのOfficeアプリケーションに搭載されているプログラミング言語です。このVBAを活用することで定型的な業務を自動化することが可能になります。

あくまでも、Officeアプリケーションでの使用に限定されており、またプログラミング言語であるため知識が必要です。その点、RPAはノンプログラミングで使用できるだけでなく、特定のツールに縛られず様々なツールとつなぐことができます。

RPAの得意・不得意分野

ここまでRPAの概要についてご紹介しましたが、RPAを活用することで具体的にどのような業務が効率化されるのでしょうか。RPAが得意としない領域についても合わせて解説します。

得意分野

手順が決まっているルーチン作業

RPAは事前に指定されたルール通りに作業するシステムです。そのため、手順が決まっている作業であればルールを教えるだけで、人よりも素早く正確に業務を実行することができます。

大量のデータを扱う作業

RPAは反復処理を得意としているため、大量のデータの収集や分析を容易に行うことができます。人がやるとかなりの時間がかかり、ミスが起こる可能性もあるのに対して、RPAは処理時間が短縮されるのはもちろん、人がよりクリエイティブな仕事に専念できるようになるのです。

複数のツールやシステムを横断した作業

RPAでは単一のシステム内だけの作業を自動化するだけではなく、複数のツールにまたがっている作業を効率化することができます。これにより例えば「メールで受信したデータをExcelファイルに転記する」などの一連の作業をすべてRPAで代替することが可能です。

不得意分野

人間の判断が必要な作業

RPAはAIではないため、自ら学習して最適な判断をすることはできません。命令されていないことは処理できないため、判断が必要な作業は人間が行う必要があります。

複雑な処理が必要な作業

複雑な処理を伴う業務はRPAに向いている業務とは言えません。複雑な処理の場合、条件分岐が多くなり、結果として柔軟な判断が求められるからです。ただ、タスクを分解して一部の作業をRPAに任せるなどすることでRPAを活用できます。

物理的な作業

RPAはPC内のシステムであるため、物理的な作業を行うことはできません。RPAを活用するためにも書類で管理していたものをデータにするなど業務をPC内で完結できるように工夫すべきでしょう。

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RPAを導入するメリット

では次にRPAを導入するとどのような効果が見込めるのでしょうか。以下ではRPAを導入するメリットについて解説します。

生産性向上

RPAは人が行っていた反復作業を代替してくれます。また、人が行うよりも素早く、正確に実行してくれます。さらには人と違って業務を24時間365日行うことができるため、かなりの生産性向上が見込めます。

人的ミス防止

人が作業する場合、数値の打ち間違いなどのミスが起こる可能性があります。しかしRPAを導入することで、人が入力することで起きるミスを防ぎ、確認する手間も短縮することができます。

コスト削減

RPAを導入することで今まで必要だった人員を大幅に減らすことができ、結果としてコスト削減が見込めます。例えば、過去10人の従業員が必要だった作業がRPA導入により3人になったとします。これにより7人分の人件費が浮くことになります。

人材不足の解消

現代の日本において、労働人口の減少が問題となっています。内閣府の調査によれば2014年には6,500万人いた労働人口が2060年には3700万人まで減少してしまうとのことです。

これにより人員確保が難しく、人件費も高くなる可能性があります。そこでRPAを導入し、人が行わなくて良いような定型業務を自動化することで、この問題を解決することができるでしょう。

参照:内閣府 第2章 人口・経済・地域社会の将来像

RPAを導入する際の注意点

RPAを導入するメリットについては皆さんも理解できたと思います。しかし、RPAを導入することはメリットだけではなく、気をつけるべきことがあります。
では、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。以下ではRPAを導入する際の注意点について解説します。

業務が停止する可能性

RPAはITシステムであるため何か予期せぬトラブルが起きた場合、業務が停止する可能性があります。またサーバがダウンした場合、作業のデータを失う可能性があるため、キャパシティーに余裕のあるサーバを用意するなど対策を講じる必要があります。

情報漏洩

ネットワークにつながったRPAである場合、情報が漏れる可能性はゼロではありません。第三者によるアカウントの乗っ取りや、社内での不正利用が行われる可能性があります。そのためITシステム全般にいえることですが、セキュリティなどの運用体制を万全にすることが必要です。

業務のブラックボックス化

RPAに業務を任せる場合、「どのような業務を任せているのか」「プロセスはどうなっているのか」などをまとめておく必要があります。これをしないと担当が変更になった際などに、RPAが行っている作業が不透明になり、ブラックボックス化してしまいます。RPAを導入する上で業務を任せたら終わりではなく、その後の運用までを視野に入れた体制を整える必要があります。

導入と普及のコスト

RPAを導入・運用にはコストがかかります。人件費を削減するために導入したのにもかかわらず、結果コストが高くなってしまっては意味がありません。そのため、自社に必要なのはどのようなRPAで、どれくらいの業務効率化が図れるのかを事前に考えておく必要があります。

RPAの導入方法

ここまでの説明でRPAについてある程度はご理解いただけたと思います。では実際RPAをどのように導入するのでしょうか。以下では導入に際しての準備やツールの選び方について解説します。

導入準備

RPAにはプログラミングを必要としないため、誰でもシナリオ作成に着手できます。いままでは自動化するためにはシステムの開発が必要でした。しかし、RPAなら直感的な操作でシナリオを設計できるため、システムに慣れていない方でも自動化に携われます。

そうはいっても実際導入する際の準備は必要です。実際RPAを導入する場合何を準備すればよいのでしょうか。それは以下の2つです。

  • 現在の業務プロセスの可視化と見直し
  • 任せる業務の選定

自社の業務の現状をしっかり理解したうえでRPAに任せたい業務を決める必要があります。そのためにも最低限どのような業務を任せることができるのか理解しておく必要もあるでしょう。

失敗しないツールの選定方法

RPAの種類から絞って選んでいく

RPAには多くのツールがあり、どう比較検討すればよいのか迷ってしまいます。そこでデスクトップ型やクラウド型などの種類から選ぶのがベターです。それぞれの特徴については先述の「RPAの種類」でまとめています。ぜひそちらを参考にしてみてください。

保守、運用管理までを想定して選定を行う

RPAは入れたら終わりのシステムではありません。正確に業務を遂行できるよう、業務内容がアップデートされたら適宜修正を加え、日々運用管理を行う必要があります。運用するうえでかかるコスト、手間、人員を考慮に入れて選定しましょう。

RPA化担当者に求められる役割

RPA化担当者には大まかに以下のような役割が求められます。

業務の選定

どの業務にRPAを導入するのかを決定します。業務フローを事前に把握したうえで、RPAが導入しやすいように業務を見直す必要もあります。滞りなく進めるためにはRPAに対する一定の理解が必要です。

設計

RPAを使って設計書を作ります。特別な能力は必要ありませんが、自動化しやすいように業務フローやフォーマットの変更も考える必要があります。

保守

RPAを使用している人からの問い合わせに対応します。また、エラーが起きた場合の原因を究明することはもちろん、業務内容を変更する際も対応します。

RPA化担当者を確保する方法

RPA化担当者を確保する方法は、大まかに以下の方法があります。

  • 社内で育成
  • キャリア採用
  • 派遣社員の雇用
  • アウトソーシング

自社のリソース状況、予算をもとにこれらの中から選んで人員を確保していきましょう。

まとめ

今回はRPAの概要から導入方法まで解説しました。RPAは、業務の効率化や競争力の向上に非常に有効な手段です。RPA導入の際には、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

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