ＥＣの一元管理システムとは？ 受注・在庫管理のメリットも一緒に解説

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ＥＣの一元管理システムとは？

ＥＣの一元管理システムとは、ＥＣサイトの情報や管理業務をまとめて一括で管理するシステムのことです。複数のモールで開かれている店舗の受注情報や在庫情報を自動で取り込み、一つのシステム上でまとめて管理します。
ＥＣサイトの運用に欠かせない「受注処理」「出荷処理」「メール送信」「発注仕入」「在庫連携」などを搭載。一連の業務が一元管理システム上で完結します。

複数のＥＣサイトを運営していると、各モール・カートの管理画面ごとに、受注管理や在庫管理を行う必要があり、作業が複雑化・煩雑化してしまいモール間の連携をとる事が困難でした。一元管理することにより、これまで手動で行っていた作業の時間的コストや人的コストをカット。その分を売上アップ施策などに活用することができます。
最近では会計ソフトや決済会社などの外部システムとの連携など、決済管理も行えるサービスもあり、ＥＣサイトの基幹システムとしても機能しています。

一元管理のメリット・デメリット

一元管理を導入するメリットはどのようなところにあるのでしょうか。また、導入する際に注意すべきデメリットについても見ていきます。

一元管理のメリット

まず、「作業コスト」を減らせることが挙げられます。
ＥＣの一元管理では、複数のＥＣサイトを運営している場合も、それぞれのサイトで受けた受注データを一括で管理・運営。作業コストが削減されるということは、それにかかっていた人件費も削減できます。

次に、「人的ミス」を減らせることが挙げられます。
受発注担当者がそれぞれ情報管理を行っていると、どうしても情報伝達ミスが発生してしまうもの。一元管理システムを活用することで、そうした人的ミスを減らすことができます。

さらに、データを閲覧しやすくなる点が挙げられます。
担当者が独自に管理していた受発注情報も、一元管理システムを導入することで、ほかの担当者も自由にアクセスできるようになります。これにより情報をオープン化することができ、スムーズに受発注データを活用し売上アップへ向けた分析なども迅速に行うことができます。

一元管理のデメリット

一元管理システムのデメリットにはどのようなことがあるのでしょうか。
まずは、導入する際、業務フローの変更に手間がかかることが挙げられます。
一元管理システムを導入するためには、これまでの業務フローを変え、管理・運営体制を一新することになります。新しい業務フローに慣れるまでは、現場が混乱することも予想されます。事前に操作方法をレクチャーしたり、運用開始後にフォローすることも欠かせません。
そして、導入の際にはイニシャルコストがかかることにも注意すべきです。自社の業務に合わせてどの程度カスタマイズするかにもよりますが、システム構築にはコストが発生します。予算について導入段階で検討しておくべきでしょう。

一元管理の活用方法

一元管理は、ＥＣサイトでどのように活用されているのでしょうか。ここでは、受注から分析までの場面に分けてご紹介します。

受注

一元管理を用いて、複数のＥＣサイトで受けた発注を一つの管理画面で確認し、処理していきます。
「入金待ち」「発送待ち」などの受注ステータス別にわけられるタイプもあり、注文状況が一目瞭然。また、手動で情報統合をする必要がないため、漏れやミスを防ぎます。

在庫

一元管理には、在庫を連動する機能があります。ＥＣサイトで商品が売れた場合には、その分をほかの店舗から在庫を補充し、常に在庫数を最新の状態に保ちます。
そのため、「お客様がせっかく注文してくれたのに在庫がなかった」という機会損失を防ぐことができます。

メール

一元管理では、お客様に送るあらゆるメールについて、テンプレート登録することで自動送信できます。「サンクスメール」「発送連絡メール」「フォローメール」「入金確認メール」。こうしたメールの数々を自動で送付してくれるので、作業コスト削減にもつながるでしょう。
メール管理ソフトと併用することで、お客様の問い合わせ対応にも一元管理することもできます。

出荷作業

一元管理では、出荷の際に必要なピッキングリストやを一括で出力できます。また、送り状を作成するソフトへ取り込むための配送データを出力し、出荷作業を行うことも。
送り状ソフトから出力する「送り状番号データ」を取り込むことで、発送した際にお客様に送る「発送連絡メール」が自動送信されるため、出荷の際の作業コストも軽減できます。

商品登録

商品登録を行う際、商品データを一元管理システムに登録することで、各ＥＣサイトの同じ商品ページを一括登録できます。また、商品登録をするときだけでなく、商品情報を編集するときも一括で変更できるので、価格変更やモール内SEO対策も効率的に行えます。

分析

一元管理システムでは、各ＥＣサイトの全店舗のデータを一括で管理。売上管理や顧客分析などの分析をはじめ、月次の決算処理といった経理業務にも活用できます。
それらのデータ分析を素早く行えることは、変化の激しいＥＣ業界に対応するために重要なことでしょう。

ＥＣで受注管理が必要な理由や導入のポイント

ＥＣサイトを運営する中で特に重要になる受注管理。一元管理ではどのようなことができるのでしょうか。また、受注管理システムが必要な理由について紹介します。

受注管理でできること

受注管理とは、お客様から注文を受けることだけでなく、受注後の出荷管理まで連携することまでを言います。お客様の住所や注文した商品、支払方法、ギフトラッピングの有無といった受注データを一元管理し、処理していきます。
現在では、販売管理の一つとして扱われ、取引契約の締結や、新規のお客様への見積もりなども受注管理に含まれることがあります。

受注管理システムが必要な理由

ＥＣサイトを運営されている方は、販路拡大のために複数のモールで店舗を運営しているケースが多いでしょう。それぞれのモールでは、セールを実施したり、ポイント還元キャンペーンなどの販促施策を行っています。
受注管理では、それぞれのモールで何がどのくらい売れているのかを一つの管理画面で把握することができます。キャンペーン中で、急に注文が増えたときこそ、その真価を発揮。「今日あと何件出荷すべきか」「全てのモールを通して何がいま売れているか」を手間を掛けずに管理することができます。

ＥＣにおける受注管理

ＥＣサイトにおける受注管理で特徴的なのは、受注を受けてから発送までのフローが、商品や注文方法によって異なる点です。
たとえば、「お客様が入金してから発送」「メーカーに発注し、入荷され次第発注」「備考に書かれたお客様の要望に応えられ次第発送」といった分類が出てきます。これらのステータスを管理し、トラブルなく出荷するためにも一元管理することが必要になります。

受注管理システムの選び方・導入のポイント

受注管理システムを導入する際は、どのように選ぶと良いのでしょうか。
まず、対応するモール・カートについて、柔軟に出店・退店が可能かを確認します。今後運用していく中で、販路拡大や縮小に対応しやすいシステムを選ぶと良いでしょう。
また、売上が急拡大した際に対応ができることも大事な要素です。導入実績や、知り合いの店舗で導入した人の声を聞いて検討しましょう。さらに、利用中の出荷管理システムや問い合わせ管理システムと連携できるかも大事なポイントです。
最後に、無料体験で使用感を確認することも忘れてはなりません。受注管理システムは、受注から発注まで多くの社員が使用するようになります。導入してから、やりづらさに気づくことが無いように無料体験でしっかりと確認しましょう。

ＥＣで在庫管理が必要な理由や導入のポイント

ＥＣでの在庫管理はなぜ必要なのでしょうか。必要な理由や導入の際のポイントについて解説します。

在庫管理でできること

在庫管理とは、各モールの注文を自動で取り込み、各店舗と自動的に在庫連携することです。各モールから注文が入った際に、手動で在庫を調整する手間を省くことができます。
また、店舗ごとの在庫の差異がなくなり、売り越しや販売機会の損失も防ぐことができます。

在庫管理システムが必要な理由

在庫管理システムは、なぜ必要なのでしょうか。余分在庫を持たないことのメリットや管理コスト削減について解説します。

資金の安定化

ＥＣサイトの運営で重要なのが、余分な在庫を持たないことです。在庫を多く持ち過ぎると、その分余剰資金がなくなります。必要な際に現金が使えないことにもなりかねないので、それは避けたいところです。
在庫管理をきちんと行うことで、余分な在庫を持たず、資金が安定します。

管理コストの削減

在庫を抱えていると、棚卸や検品などの見えないところで多くの管理コストが発生しています。無駄なコストを削減するためには、在庫管理が欠かせません。
在庫管理システムを活用することで、最適な在庫数を維持し、管理コストを削減することができます。

在庫管理システムを導入のポイント

在庫管理システムを導入する際には、どのようなところに注意すべきでしょうか。導入時のポイントについて解説していきます。

まず、在庫管理に何を実現したいかを考えるために、在庫管理に関する課題点を洗い出しましょう。その結果、「返品や不良品が管理できていない」「古いものから順番に出荷できていない」といった具体的な課題点がでてくると思います。その課題を解決することが、在庫管理システム導入の目的となるので、システムを選ぶ際に優先するようにしましょう。
次に、どのような場面で在庫管理システムを使うかに合わせてシステム選びをすることが大事です。同じ業種であっても、製造から販売まで展開している会社や、仕入れから販売だけ行っている会社など、会社により事情は異なります。業種にとらわれず、在庫管理を使用する場面も考えて導入しましょう。
そして、システムのカスタマイズが可能かどうかも重要なポイントです。運用していく中で、導入時に気づかなかったものの必要な管理項目も出てくるはずです。そういったカスタマイズを行うことでより効率的な運用ができるようになるでしょう。
最後に、導入を決めたらマニュアルを作成することが大事です。入荷時のルールや検品時のルール、出荷時のルールなどの必要事項をまとめ、運用する社員に共有します。
システムを導入したばかりのときは、トラブルが起きがちです。そういった事態に迅速に対応するためにも、システムのことを熟知した担当者を一人設けておくことも大事です。

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