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皆さんは効率的にタスクを管理できていますか？「当然やっている」「やっていたけど続かなかった」「そもそもやり方がわからない」など様々な声が聞こえてきそうです。
今回の記事ではタスク管理の必要性やメリット、実際に使われているツール、方法などを紹介します。
また、その中でもGoogleスプレッドシートの利用について詳しく解説します。
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目次
タスク管理とは
そもそもタスク管理とは「タスクを細分化し、優先順位を付けて進め、進捗管理をしていくこと」です。タスク管理は仕事の大きさや内容に関わらず、基本的にはどの仕事にも活用できます。また、個人やグループ、会社など管理する単位で様々な違いがあります。
タスク管理がなぜ必要なのか
実際の現場では誰もが早く、正確に仕事を進めたいと感じているでしょう。そのためには、仕事の進行状況や内容を可視化しておくことが必要不可欠です。タスク管理により仕事を可視化することで、効率的に仕事を進めることがでます。
タスク管理のメリットとは
タスク管理のメリットは先述した作業の効率化に続き、時間の短縮、ストレスの軽減が挙げられます。
タスクを可視化していることで、自分のするべきことを明確にすることができ、その結果、タスクをなかなか思い出せないなどのストレスから解放されます。
また、自分のこなせる仕事量を把握することができ、今後のスケジュールの指標となるでしょう。
タスク管理の実際の流れ
ここでは実際にどのようにタスク管理を行うのか解説します。
タスク管理の手順
- やるべきことを書き出す
- タスクを細分化し、リストとして落とし込む
- 各タスクの期限を確認しながら進める
はじめに取り掛かることとして何をするべきか「見える化」することがあげられます。また、タスク管理の単位が個人ではなくチームの場合は、アサインメンバーや役割の確認も行うと良いでしょう。
次にタスクを細分化し、優先順位を付けましょう。また、リストとしてタスク内容を管理することにより「重要度」「緊急度」が把握できます。
何から始めるべきなのか把握した上でタスクに取り組みましょう。
また、タスク状況は逐一確認するようにしましょう。
新たなタスクが発生したり、思ったよりも早く進んでいる、遅れている、など常に変化するタスク状況を確認することで、抜けや漏れの無いタスク管理をすることが可能です。
タスク管理のためのオススメツールを紹介
次に、タスク管理をする際のオススメツールとして、代表的な3つのツールをご紹介します。
Trello
「Trello」はタスクごとにカードを作成し、そのカードを移動させながら管理するツールです。
直感的に操作することができ、自由度が高いため様々な用途に利用可能です。
基本機能であれば無料で使うことができます。有料のものとして、セキュリティ機能が強化されるBusinessClass版や、より強化されたEnterprise版もあります。
画像参照：Trello
Asana
「Asana」は、チームのプロジェクトとタスクを管理することに長けたタスク管理ツールです。
ボードと呼ばれる管理画面で簡単にタスクを整理できるほか、タイムライン機能を使いプロジェクトを作成すれば、チーム全体でタスクの流れを瞬時に把握することが可能です。
画像参照：Asana
Backlog
「Backlog」はバージョン管理システムのGitやSubversionのリポジトリ（管理）機能を備えたタスク管理ツールです。
タスクごとに可視化できるカンバンボードやガントチャートなどはもちろん、バージョン管理システムを使うことで、開発タスクに必須なソースコードの管理も可能です。
画像参照：Backlog
Googleスプレッドシートを活用する
タスク管理には、Googleスプレッドシートを活用することも有効です。
Googleスプレッドシートの基本的な情報、活用方法についても見ていきましょう。
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートは、Google社が提供するオンライン表計算ソフトです。
Excel（エクセル）と似たようなUIをしていますが、ダウンロードやインストールの必要はありません。
視覚に訴える条件付き設定や、日付をはじめとした任意の順番で表示できるソート機能などあらゆる機能を駆使することで、汎用性高く、タスク管理に役立つでしょう。
Googleスプレッドシートのメリット・デメリット
メリット
・無料で利用可能
インターネット環境とグーグルのアカウントさえあれば誰でも無料で利用することが可能です。
・共有が簡単
オンライン上でリンクを取得し、それをペーストするだけで、簡単に共有ができます。また、Googleアカウントを所有していないユーザーにも共有できるため、共同編集を行うにはピッタリです。
・保存忘れがない
データを自動で上書き保存してくれる機能があります。
さらに、ファイル自体もドライブに保存されるので、データを無くす心配がありません。
・データの復元が容易
同じ表計算ツールExcel（エクセル）では、上書き保存をしてしまうとデータを復元することが困難です。しかし、Googleスプレッドシートでは復元機能が備えられているため、過去のデータまでさかのぼって復元することが可能です。
デメリット
・インターネット環境がなければ使えない
メリットで「インターネット環境さえあれば」と記述しましたが、裏を返せばインターネット環境がないと利用できないということです。
しかし、「Googleオフラインドキュメント」という拡張機能をインストールしておけば、オフラインでの編集も可能になります。必要な方はインストールすることをおすすめします。
Googleスプレッドシートをタスク管理に使用する
次に、上記で説明したGoogleスプレッドシートをタスク管理に利用する方法を紹介します。
上記の画像の通り、タスク名や、期日、作業の進行具合など、必要な情報を記したのち、各タスクを記入していくことで俯瞰的にタスク状況を判断することができます。
また、タスクの進行具合によって色を変えるなどの工夫をすることで、より見やすいタスク管理表を作ることが可能です。プロジェクト内容や個人の操作のしやすさを考慮し、ベストな使い方を模索してみてください。
まとめ
今回は効果的なタスク管理の方法について紹介しました。
個人はもちろん、チームとしてタスク管理をすることでスムーズに仕事を進めることができます。
ぜひ、今回紹介したツールなどを使い、効率的にタスク管理をしてはいかかでしょうか。
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