RFP（提案依頼書）とは？内容や書き方のポイントと注意点を解説！

Webサイトを制作する際、自社のイメージや要望をベンダーへどのように伝えればよいか、悩む方は多いのではないでしょうか。口頭や曖昧な説明では、イメージ通りにならない可能性も考えられます。

そんなときは、RFP（提案依頼書）を作成すると良いでしょう。

RFPを作成することで、曖昧だったイメージや要望が明確になり、予算や納期といった重要な情報も正確に伝えることができます。その結果、ベンダーと発注者間で認識のズレがなくなり、Webサイト作成の目標までスムーズに進められます。

この記事では、RFPの基本知識から書き方、ポイントと注意点まで解説いたします。
Webサイト制作にお悩みの方は、ぜひ本記事でRFPについて理解を深めてみてください。

RFP（提案依頼書）とは

RFPの正式名称は、Request for Proposalといい「提案依頼書」のことを指します。
Webサイト制作をするうえで自社の課題や要件をベンダーへ提示し、解決策や具体的な提案を求めるために使用する文書です。

このRFPをもとに、ベンダーは具体的な提案書を作成します。発注者は、数社から受け取った提案書を比較し、自社に適切なベンダーの絞り込みができます。

RFPに似た用語で「要件定義」があります。要件定義は発注者自身がWebサイト制作の機能や性能を明確にすることを指します。なお、RFPには「要件定義」の項目が含まれるのが一般的です。

RFPを作成するメリット

RFPの作成には専門的な知識が必要になるため、慣れてない担当者の場合は、想定よりも多くのリソースがかかってしまう場合もあります。
しかし、RFPの作成には、手間をかける以上にメリットがあります。詳しく見てみましょう。

正確な要望を伝達できる

RFPを作成すると、自社の要望をベンダーに正確に伝えられます。これにより、希望しているWebサイトがベンダーの技術力により制作が可能なのか判断できます。予算や納期も明確になると、ベンダー側も作業スケジュールや必要なリソースの見積が立てやすくなります。

複数社を公平に比較しやすい

同じ依頼内容のRFPを複数社に提出することで、さまざまな会社を公平に比較することが可能です。
自社の課題を深く理解し、よい解決策を提示してくれる、提案力のある会社を見極めることができます。

トラブルが予防できる

RFPは要件を明確に文書化するため、口頭での「言い間違い」「聞き間違い」によるトラブルを予防できます。ベンダーとの間で認識のズレが生じることを防ぎ、Webサイト制作をスムーズに進めることが可能です。

RFIやRFQとの違い

RFPと似ている用語で「RFI」と「RFQ」があります。よく混同されがちな用語なので、それぞれの違いを確認しておきましょう。

RFI（情報提供依頼書）とは

RFIを日本語にすると「情報提供依頼書」のことを指し、正式名称は、「Request For Information」です。
どのような技術や情報が市場にあるのかを、ベンダーから情報収集する作業のことです。
RFIはRFPの前に行い、この段階では具体的なシステム内容や要件はまだ定まっていません。

RFQ（見積依頼書）とは

RFQを日本語にすると「見積依頼書」のことを指し、正式名称は「Request for Quotation」です。
RFQは、RFPでベンダーを数社に絞ったあとに、最終的確認として、納期や価格の見積もりを依頼する際に使用します。相見積もりのイメージです。

Webサイト制作時の流れで解説

RFIとRFQ、Webサイト制作の流れにおける違いを見てみましょう。

1. RFIで情報収集をする
2. RFPに具体的な目的や予算、スケジュールなどを記載し、複数社に提案を依頼をする
3. RFQで最終的な見積もりを取る
4. Webサイト制作を依頼するベンダーを決定する

このように、役割がそれぞれ異なります。似ている用語ですが間違えると意味が変わりますので注意しましょう。

RFPを作成する手順と具体的な内容

RFPを作成する際には、一般的に記載するべき内容があります。これらの内容を記載するとベンダーに要望が伝わりやすくなるため、しっかり押さえておきましょう。

背景・目的・ゴールを明確にする

まず、背景や目的、そして最終的なゴールを明記します。
Webサイト制作を決定するまでに至った経緯、例えば「自社商品の認知不足」などの背景を伝えましょう。

また、「Webサイトで集客したい」などの目的もRFPに記載します。
このとき、自社が抱えている課題などがあれば、それらも記載しましょう。

そして、RFPには最終的なゴールも明記します。
「商品を販売するECサイト」なのか、「商品やサービスの申し込みを促すサイト」なのか、ゴールを具体的に伝えることで、ベンダー側もリアルに想像ができ、どのような技術や手法が必要か、見当をつけやすくなります。

できるだけ具体的に詳しく書きましょう。

要件定義を整理する

要件定義とは、先述したように「発注者自身がWebサイト制作の機能や性能を明確にすること」です。
要件定義のなかには、「機能要件」や「非機能要件」があります。

機能要件は、Webサイトに必要な具体的な機能を定義します。

【具体例】
• 記事の投稿機能
• お問い合わせフォーム
• ログイン認証機能
• クレジットカード登録機能

一方、非機能要件は、機能以外の必要な性能を定義します。

【具体例】
• セキュリティ
• 保守・運用サポート

予算やスケジュールを設定する

予算の上限やスケジュールを具体的に記載します。

Webサイト制作には、画面設計やデザイン制作、htmlコーディング、システム開発などの作業が必要になります。
以下のような要因によって、必要となる費用やスケジュールは大きく異なります。

• Webサイトの種類（コーポレートサイトかブログサイトか、など）
• Webサイトの機能（複雑な商品検索機能や会員機能などは費用・スケジュールがかかる）
• WordPressなどのCMSを使用するか（一般にCMSを使うと費用・スケジュールは抑えられる）
• 制作会社の規模（大手は高く、中小・フリーランスは低い傾向）

RFPに記載する際は、無理に高予算に設定する必要はありませんが、あまりにも低い予算や短納期などは避けるようにしましょう。
制作会社も検討可能な現実的な範囲で設定することが重要です。

回答フォーマットの用意

RFPを提出するベンダーからの回答フォーマットを作成します。
フォーマットで統一すると、複数社を公平に比較しやすくなります。
この際に、提出方法や期限なども記載しておきましょう。

RFPの書き方のポイント

RFPを書く際に、いくつかポイントがあります。

まず、できる限り自社の要望を具体的に明記し、ベンダーとゴールを共有するようにします。
次に、作業の優先順位などを明確にしておきます。順位をつけることで、ベンダーが重要な作業から着手でき、スムーズにスケジュールを組みやすくなります。

さらに「内容」「予算」「スケジュール」「基準」をできるだけ具体化することで、ベンダーと連携し高品質なサイト制作を目指せます。
これらのポイントを押さえることで、スムーズに作業が進むでしょう。

RFPを作成する際の注意点

RFPを作成する前に、社内で意見を統一してから作成するようにします。目的の軸がぶれるとトラブルや二度手間になる可能性があるためです。
また、曖昧な表現や一部の人しかわからない専門用語などは避け、誰が見てもわかる内容になるように記載します。

RFPを作成しないことで起こりえるトラブル

RFPを作成しないことで起こりえるトラブルをご紹介します。

• 社内でのWebサイトの方向性が定まらないまま依頼してしまった
• Webサイトの目的が伝達されておらず、ユーザー目線のサイト設計がされていない
• 経験の浅いベンダーを選び、トラブルが起こったり、自社の要望が達成されなかった

社内で方向性が統一されていないままだと、修正が多くなることでリソースが余計にかかってしまいます。

また、Webサイトを作成する際の「目的」が伝達されていないと、結果的にユーザーが使いにくいサイトになってしまう可能性もあります。

そして、ベンダーを選ぶ際も、実績や技術力をしっかりと見極めなければ、自社の要望が達成されないというトラブルも起こりえます。

まとめ

Webサイト制作においてRFPは非常に重要な役割を担っています。
曖昧なままWebサイト制作を依頼してしまうと、自社の要望が叶わなかったり、リソースが足りなかったりなど、トラブルが発生する可能性が高まります。

このような事態を避けるためにも、Webサイト制作を依頼するときには、RFPを作成するようにしましょう。

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