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仕事のできる人になりたい人必見!時間の使い方をマスターするためのポイントを特別公開!

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こんにちは!
新卒1年目の栗原です。

今回は研修で学んだ「時間の使い方」についてこれは是非皆さんと共有したい!と思い今回は初のビジネスハック記事になります。

皆さんは時間の使い方について日ごろどの程度考えて過ごされていますか?

  • 限りのある時間の中で何かを達成すること。
  • できないときにはどうするのか?
  • 時間がどれだけ大切なものか?
  • 何が必要なのか?

社会人としては当たり前に考えなければならないことですが、常に意識できてますでしょうか?
この「時間の使い方」が社会人と学生の大きな違いの一つであり、非常に重要とされます。

ですが、この時間に関する考え方、時間の使い方には絶対的な正解があるわけではなく、
ひとによって自分に合った考え方、方法があるものです。

そのため、最善の方法を身に着けるのは非常に難しいように感じられます。

では、この自分に合ったものを見つける・身につけるための最善の方法はなんでしょうか?

それは、「”時間”というものを意識すること」です。

実際にどのようにすれば上手に時間を使えるのでしょうか?

研修では以下の次の8つが重要であると学びました。

  1. 「時間」を意識する(予測と結果)
  2. 意識的に積む
  3. 即レスは基本
  4. スピード>クオリティ
  5. ロードマップを引く
  6. 手法を考える
  7. ミーティング
  8. 仕事ができる人の行動指標

では、それぞれ具体的に説明していきます。

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時間を意識する(予測と結果)

「大切なのは意識すること。」
研修中に何度も出てきた言葉です。

さらに、「どれくらい時間がかかりそうなのか、実際にどれほどの時間を要したか。
それを意識し始めることが、時間の使い方を改善する第1歩となる。」

という言葉をいただきました。
時間の意識なく作業を行うだけでは、決してその後スピードが上がることはありません。

そして、単に、作業を早くすることを意識するだけでなく、作業を始める前に、どれくらいの時間がかかりそうか、予測を立てておくことに意味があります。

予測をオーバーすれば、ヨミが甘かったという学びになるし、
予測内に終わらせようとすることで自然と作業が早くなる。

当然、自分が各作業にどれだけの時間をかけているのか意識せず、
一切把握もせず、流しているひとよりも作業速度は上がりますし、
ヨミも立つようになっていくので、段々とスケジュールを立てやすくなる。

このように、作業前に予測を立て、その結果から学び、効率を上げていくようPDCAを回していくことが大切です。

すると自分の1日、1週、1月の予定をコントロールしやすくなります。

意識的に積む

「キャパシティは、負荷を掛けていくことで広がる。
少しきついかなと思うくらいの負荷を自分にかけることで早くなる。
きついからこそ、時間を短縮したい、という気づきをえられるし、
きついからこそ、改善の余地はないか工夫をし始める。」

例えば、筋トレを例に挙げて考えてみましょう。
身体に負荷をかけ、トレーニングをしているときは非常につらいものです。
ですがそのつらさに耐え限界を超えていくことで、筋肉は以前より強化され、大きくなります。

「一切負荷なく、常に時間を余らせていられる状況にある人は、作業スピードはあがらない。
効率化の機会を得られないことになるだろう。」

成長のためには、仕事も筋トレと同様多少の負荷をかける必要があります

ですが、過度な乗せすぎはよくありません。
いきなり大きすぎる負荷がくれば、つぶれてしまうこともあるでしょう。
「少し作業が早くなったな」と作業に余裕ができてきたなと感じたら、意識的に自ら積みにいく。
そのサイクルが、キャパシティを成長させます。

即レスは基本

お話しいただいた講師の方は「メールの一次回答は15分内を自分の理想にしている。
最終的な回答に時間がかかるものも、了解の旨を返しておく。」そうです。

これはメールを見ているよ、という合図になります。
誰しも連絡した相手がそれを見てくれたかどうか、心配になるものです。
この一次回答をしていないと、相手から直接電話がかかってきて、急かされることになりかねません。

場合によっては相手都合の期限が設けられることもあります。
すると自分の段取りが狂い、へたをしたら期限間近のタスクを並行して抱えることになり、結果として首がしまっていく…

このような状況に陥らないためにも、
「夕方には一報するよ。」「今日中には回答できるよ。」
そうした一次回答を早めにしておくことが、相手の安心感にもつながりますし、結果的に自分のためになります。

あとは気分の問題でもあります。
「宿題やったの?」と聞かれると「いまやろうと思ってたのに、やる気なくなった!」理論です。
自分の予定どおり、想定していた段取りで進められる方が気持ちがいいものです。

即レスは相手のためだけでなく自分が気持ちよく仕事をするためにも必ずしなければならないことですね。

スピード>クオリティ

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提出物をいつまでに渡すかというスピードと、どこまで仕上げて渡すべきかのクオリティの問題。
これは悩ましい問題です。理想は相手にあわせて変えることかもしれません。
ただ相手の好むやり方・進め方を把握していない場合は、スピードを優先するよう学びました。

これは、90%の出来のものを期限ぴったり出すよりも、
120%のものを期限遅れて出すよりも、
70%のものを早めに出すほうが、相手の満足度は高い場合が多いためです。

早めに提出すると、実際のものを見ながらのすりあわせが可能になり、意図と違っていたときには軌道修正が利く。
追加作業やブラッシュアップの精度を高くすることができますし、修正にあてる時間の余裕もあるため、結果的に期限内に100%に近いものが出せる。

この流れを作ることが大切です。

また、これは成長にも関わってくる問題だと学びました。
90%(自分なりの100%)のクオリティで出すことにこだわる人が、
60%70%の状態で納品する人を下に見たり、不満をぶつけたりすることがあるそうです。

しかし、90%の仕事を結果的に1,2個しかできない人と、
70%のクオリティでがんがん物量をさばく人の経験の量の違いは圧倒的な差が生まれます。

そしてその経験した量が段々と質に変化し、いずれ後者のクオリティが前者を凌駕していくのは当然の流れです。

またそもそもの話、新人が自分なりに思う100%の出来は、どうしたって相手からみた100%には到底なりえないのです。

誰しもこだわりがあることも、やり方の好みあって当然です。
ですが最初のうちは少なくとも、割り切って早めに出すことを意識することで、結果的に出来の良いものを提出でき、さらには自分の成長につながるということを常に意識していきましょう。

ロードマップを引く

ひとつの作品・提出物を作成工程のステップに分けて考える。

これを作業の着手前に行うことが大切。それもある程度、具体的にイメージすること。
そうすることで手順のイメージが持てるし、過程を考えることで、最終的なアウトプットのイメージも具体化される。
するとできあがりのイメージを持ちながら、最初から作業ができるようになるので、
作業時間のヨミが立ちやすくなり、結果的に速度もクオリティもあげやすくなる。

そして、これがとくに活きてくるのが、他の人と一緒に仕事するときだと学びました。

ロードマップを引いておくと、いつ頃、どういうタスクをお願いすることになるよ、と早めに伝えやすくなります。
自分に予定があるように、皆、自分なりの予定を持っているはずです。
早めに伝えて、作業時間を確保しておいてもらうようにしましょう。

ですから、もう一つステップアップして相手の作業も含めて、ロードマップを引けるようになると尚よいです。
各ステップの間に、確認と修正の時間を設けて線引することで、各スタッフに余裕を持った期限を伝えられるようになります。
納品後も1度は修正が発生するものと考えた上で期限を決め、最終期日の前に予備日を用意しておけるとさらに素敵です。

他の人と動くときは、一人でするときの倍以上に何もかも早めを意識しましょう。
早めに作業を伝えたり、早めに確認を入れたり、打合せの時間も早めに調整をしておく。

そうすることで皆が気持ちよく幸せに仕事を進められます!

手法を考える

「この作業、もっと効率のよいやり方ないかなー」と思う作業があれば、おそらく効率化は進められます。

よく作るExcelの表があるなら、別のシートにローデータを貼り付ければ、関数で集計できるようファイルをつくっておけば作業時間が短縮されるはずです。
メールの挨拶、住所・電話・メアド、よく使う専門用語などは辞書登録・単語登録機能を活用して、自分なりのショートカット単語をつくれば効率よく作業できます。

上記は一例ですが作業を効率化する方法はたくさんあります。
検索すればすぐにでてくるし、周囲の先輩に聞けばいくらでも教えてくださいます。

大切なのは、「自分がしている作業の中で、効率化できそうな部分に、気づくことができるかどうか。」です。
それに気づくことができなければ、効率化を始めることすらできません。

ですが、この気づくというのが難しいですよね。

気づくためには「常に効率化を意識しておくこと、これってもっといい方法がないのかと常に疑うこと。」が最も重要です。

効率化すべき作業さえ見つけられれば、あとは先人の知恵を借りれば解決します。

ミーティング

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そして、おまけとしてミーティングでの時間の使い方をご紹介します。
研修をしてくださった講師が最近、心がけているのが、「社内MTGでの時間の使い方」だそうです。

皆の時間を調整して設けた貴重なミーティング時間。
呼ばれた人からすれば、作業の合間に突っ込まれるわけですし、ミーティング目的をうまく達成できないと、複数人の時間をいっきにムダにしてしまう可能性をはらむわけですし…
当然ながら有意義なものにしたいものです。

ですから効率的で有意義な会議にするために、会議のうまい運用の仕方というのを模索しているそうです。
その中でも、

  • 時間を短く設定
  • 開始時間厳守
  • 議題とゴールを事前に共有
  • 主催者が主導する
  • 議事録つける
  • タスク・担当・期日を明示

などなど、あたりまえといえば当たり前ですが、
意外とやりきれていないことを改めてルールとして浸透を図っているとのことです。
そしてこれもまた、意識することから始まります。
皆で有益な時間の使い方をどんどんハックしていければという強い言葉で研修を締めくくっていただきました。

ご紹介した7つのポイントを全て押さえて過ごせるようになれば、仕事が出来るかっこいい大人に近づくはずです!

仕事が出来る人の行動指標

では、どんな人が周りから見て「仕事ができる人」と思われるのか、具体的に行動ベースで教えていきましょう。

メールレスが早い

結論と理由を簡潔に伝えられると相手からの信頼獲得につながります。

時間を守る

ただ時間を守るだけでなく、余裕を持って行動し、PDCAを回せる人が理想です。

常に目的を意識

手段が目的になってはいけません。目的達成のために手段を選ばず常に何のためにするのか?を考えられるようになりましょう。

わからないことをわからないと言える

わからないと言った後は、きちんと調べたり、誰かに聞くことが大切です。
「私はわからないのですが、社内に詳しい者がおりますので確認いたします!」
といった対応ができるとベストです。

メモを取る姿勢を

メモを取らない人よりも、しっかりメモを取りながら聞く人の方が安心できます。
ですが、だからといってすべての情報をメモするのはよくありません。
自分にとって必要な情報を適切にくみ取り、メモをするようにしましょう。

できるだけ仕事は定時内に終わらせる

だらだらと残って仕事をするより、定時までに仕事を終わらせて帰る人の方が「仕事ができる人」という印象が強いです。

ダメな時のアラートが早い

タスク期限が迫り、ぎりぎりで上司に伝えるのではなく、早い段階でアラートをすることでリスクを分散することができます。

対話するときの反射神経が速い!それも考えられた理性的なもの!

会話で反応が早い人は頭の回転が非常に早いなと感じるものです。
ですがいくら早くても反射的で深く考えられていない内容では信頼にはつながりません。最初は丁寧に聞き、考え、話すように意識することが大切です。
場数を踏み、知識を得ることで、このスピードは加速していきます!

タスク整理ができる

誰が、何を、いつまでにしなければならないのか。これをきちんと設定できるようになりましょう。

自発的な+α

頼まれたことだけを提出するより、そこに何かしら自分で考えた+αをつける人の方が印象は確実によくなります。
その積み重ねが「この人に頼んだらアイデアをくれる人だから!」とチャンスが巡ってくるかもしれません。

このように漠然と「仕事が出来る人」になりたいなぁではなく、これらのことを一つずつできるようになりたい!と行動指標に落とし込んで考えると、具体的なイメージができます。

今回この記事を書くことで私自身、研修で得た学びをさらに自分事化できました。
少しずつ、一歩ずつ仕事が出来る人になれるよう、頑張ろうと再度心に誓うきっかけになりました!
皆さんもぜひ、この8つのポイントを意識して時間にコントロールされるのではなく、自分で時間をコントロールできる「仕事が出来る人」を目指して一緒に頑張っていきましょう!

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