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【BIツール導入検討者必見】メリットから事例まで解説

BIツールアイキャッチ

近年注目されている「BIツール」について詳しく紹介します。業務に当たるなかで、「社内のデータ管理が上手くいかない」「DX化が進まない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、そもそもBIツールとはどのようなツールなのかという基礎的な知識から、BIツールの導入メリットや留意点、活用シーンを中心に解説していきます。

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BIツール(ビジネスインテリジェンスツール)とは?

BIツールとはビジネスインテリジェンスツールの略称であり、言葉の通りビジネスシーンにおいて「高度な情報」を扱うツールです。

BIツールの役割は、企業の業務に関わるさまざまな形式のデータを集計・分析することで見える化し、事業運営や経営戦略に役立てることです。
BIツールの導入により、企業が保有する大量のデータ(ビッグデータ)を効果的に活用し、精度が高くスピーディーな意思決定をおこなうことが可能になります。

なぜ、今注目されているか?

BIツールという言葉を耳にする機会が近年増えてきましたが、そもそもなぜ今、BIツールが注目されているのでしょうか?

この理由として挙げられるのは、ビッグデータ分析が必要となったからです。

デジタル技術の発達によって、企業はビッグデータを保有するようになりました。しかし、保有するだけでは利益に繋げることができないため当然企業はそのビッグデータを分析しようとしますが、
従来の方法では分析が追いつかなくなってきているという企業が多くなっています。
そこで、BIツールを導入しその状況を打破しようとする動きが活発になっているのです。

また別の理由として、企業がAIの進化を見据えたAI導入を目指す動きが活発になってきていることも挙げられます。

AIを導入するために企業は社内外の膨大なデータを集計・分析する必要があります。しかし、ビッグデータはデータの量が膨大なだけでなく、さまざまな形式のデータが混在し、データの発生や更新頻度が高いという特徴があります。そのため、データを収集・分析する作業は従来のExcelなどのようなソフトウェアでは困難を極めます。

そこで、従来の方法では取り扱えない作業をおこなうためのツールとして注目されているのがBIツールなのです。

BIツールができること

BIツールの機能は、大きく下記の4つに分類されます。

  • レポーティング
  • 分析
  • データマイニング
  • シミュレーション

この章では、上記4つの機能について詳しく説明します。

レポーティング

レポーティング機能とは「ダッシュボード」と呼ばれるデータを統合して表示させる画面を用いて、リアルタイムにデータを俯瞰的に可視化する機能です。
ダッシュボードでは下の画像のように一つの画面にビジュアライズしたさまざまなデータを表示させることができます。
ダッシュボード
引用元:統計ダッシュボード|総務省統計局
この機能により、集計したデータを瞬時に見れ、またさまざまなデータに即座にアクセスできるようになり、データの利活用が促進されます。またAIの導入後は、AIによる分析結果とヒトの持つ知見を融合させたインサイトをスムーズに得ることができるようになります。

その結果、データを探したり、図や表に見やすく整形し直す手間を省いたりでき、業務効率化や意思決定の迅速化に繋げられます。
ダッシュボードに関する詳しい説明はこちらのブログ記事「ダッシュボードの導入メリット・作成構築方法から活用事例までご紹介!」をご覧ください

分析

BIツールにおける分析機能では、社内外の膨大なビッグデータを複数の軸で多次元的に集計、分析できます。データをさらに掘り下げる「ドリルダウン」や集計軸で切り取り表として出力する「スライシング」といった方法などがあり、ユーザーが指定した方法での分析処理やデータの提供が可能です。
これにより、例えば営業部門では部署・各個人・地域・商品・単価などの種類ごとに分析をおこなうことで、データを有効的に活用できます。

BIツールを用いた分析はデータから仮説を導き施策効果を検証することにも役立ち、進捗確認、売上報告、計画策定などに効果的です。

データマイニング

データマイニングとは、マイニング(mining)という言葉が意味する通り、「データの中から、ある規則性を掘り出す(見つけ出す)」ことを指します。

データマイニングを導入すると、統計学やパターン認識などの高度な計算を必要とする情報処理をおこなうことが可能となり、人間がマニュアルでおこなう作業では見つけることのできない知見を得られます。また、ビッグデータから一定の規則性やパターン性を見つけやすくなり、経営戦略の意思決定にも役立ちます。

このデータマイニングを利用した例として、「POSデータの分析結果を基に店舗レイアウトを再設計してお客様のクロスセルを達成した」というものがあります。

POSデータを分析した結果、多くのお客様がビールと一緒におむつも買っているという相関関係を発見したとします。この結果に基づくと「ビールを買う人は一緒におむつを購入する可能性が高いため、横並びで2つの商品を陳列すると売上が上がるだろう」といった新しい施策に関する計画の策定と効果の予測をおこなうことが可能となります。

シミュレーション

企業のデータベースに集積された過去のデータをもとに、自動で新しい経営プランを実行した場合の売上・収益予測や必要となる資本を予測し、最適な数値を導き出してくれる機能がシミュレーション機能です。
BIツールのシミュレーション機能では、複雑な操作や専門知識を必要としないため、誰でもこの機能を活用できます。

BIツールの活用シーン

さまざまな機能を有するBIツールですが、その活用シーンは多岐にわたります。
経営層の意思決定シーンでのBIツールの活用はもちろんのこと、経理や人事、営業の担当者などの日々の業務でも活用できます。

経営・財務分析

経営・財務・売上・営業の分析をおこなうシーンでBIツールを活用することができます。これらのシーンでBIツールを活用することで、以下のような経営課題を解決することが可能です。

経営者が抱える課題

  • 売上や財務状況など各種データにタイムリーにアクセスできず、迅速な意思決定の妨げになっている
  • Excelでデータの管理をおこなっているが、人為的な集計ミスが起こることが多い
  • さまざまな角度からデータの分析を試みたいが、その場ですぐに分析結果を出すことが難しい

データ集計・分析の担当者が抱える課題

  • データ量が膨大になってきており、Excelでのデータ集計・分析に限界を感じる
  • 経営資料の作成に時間がかかり、経営陣の要求に応えられない
  • データサイエンススキルを持つ人材が少なく、多角的な切り口で分析された資料を作ることが難しい

こうした課題に対してBIツールはアプローチし、資料作成の時間短縮・適時データアクセス可能・異常値の通知による迅速な問題対応などといった価値提供をおこないます。

人事データ分析

近年導入する企業が増えてきているリモートワークや、ジョブ型雇用を導入するために生じる人事課題の解決、働き方改革に係る残業時間削減、人事へのデータ活用をおこなうシーンでもBIツールは活躍します。

経営者が抱える人事面の課題

  • 生産性・給与などに関するデータは複数のシステムにわかれているため、賃金の妥当性の判断など、それぞれのデータに基づいた横断的な分析・判断ができない
  • 経営に用いるための人事データが現場から上がってくるまで時間がかかる
  • 採用の際、自社で活躍する人材の分析データがまとまっていない

人事担当者が抱える課題

  • 人事評価や社員育成が担当者の感覚などに基づいた属人的なものになっており、客観性や公正さ、効率を欠いてしまっている
  • 将来の予測を立てるうえでデータ分析スキルを有した人材が不足しており、会社や事業の成長を考慮した人事をおこなうことが難しい

これらの課題に対してBIツールを活用することで、人事に関する業務の面では特にデータに基づいた客観的な人事評価・効率的な社員育成・適切な人材採用が可能になる、といった恩恵が期待できます。

データ集計・分析

データの集計・分析業務に関してこれまでExcelを用いて作業をしていたため、「Excelに問題点を感じているが、すぐには業務システムを刷新することができない!」という課題を抱える企業は少なくありません。そうした企業に対しても業務改善を支援するBIツールが存在します。

経営者が抱える集計・分析業務の課題

  • Excelで長年データ管理をおこなっているが、事業拡大などの要因により扱うデータが徐々に膨大になり、資料が経営層に上がってくるまで時間がかかるようになった
  • Excelを用いた手作業での業務のため、人為的なミスが起こりデータの正確性に疑問がある

集計・分析担当者が抱える課題

  • あらゆる部署がExcelでデータをあげてくるため、事業規模が小さいときと比べて事業規模が拡大した現在では集計業務に追われ、他の業務に手が回らなくなってきている
  • メンテナンスを重ねたことでExcelの関数やマクロなどのエラーがいたる箇所で頻発するようになってしまった
  • 長年Excelでおこなってきた業務を他のシステムに移管することは社員教育などの観点からもハードルが高い

あらゆる業務をExcelでおこなっているといったような、企業文化に根付いた課題に対しての対処は、非常に難しい問題です。
このような場面でも、BIツールが解決策を提案することができます。従来のExcelデータをBIツールに連携させることで過去のデータを利用でき、さらに業務の自動化をおこない業務改善にともなう教育コストや集計業務の工数削減につなげられます。

予算管理

予算管理にBIツールを活用することで、経営層が特に重視する予実分析の基本的な数値(予実差、達成率など)をより高い精度でレポートすることができます。さらに、推移のグラフや事業別などのさまざまな角度で分析をおこなうことも可能です。

経営者が抱える予算管理に関する課題

  • 過去年度との比較をするために推移のグラフにすぐにアクセスしたい
  • 上がってくるレポートが工数がかかる割に精度が低い
  • 気になる数値をドリルダウンやスライシングして分析したい

予算管理担当者が抱える課題

  • 各部署からのExcelで管理された数値を1つのシートに集約して計算をおこなう作業の労力が大きい
  • Excelによる作業だと人為的なミスが起こり、レポートの精度が低くなる

BIツールを導入することにより、Excelを使って手作業でおこなう工程を短縮し、迅速に精度が高く、より多角的なレポートを作成することが可能となり、上記のような課題を解決することができます。

BIツールを導入するメリット

BIツールを導入するメリットとして挙げられるのは以下の4点です。

  • 散在している社内のビッグデータを分析できる
  • データを見える化できる
  • リアルタイムの分析結果にアクセスできる
  • レポート作成業務を自動化・効率化できる

散在している社内のビッグデータを分析できる

社内に散在するビッグデータが分析できるようになるメリットは、新たな経営方針がより考えやすくなることです。各部署、プロジェクトチーム、個人が各自で保管しているさまざまなデータを一か所に集約することで、詳細なデータ分析とデータ集計業務の自動化よる工数を大幅に削減できます。
結果として、詳しいビッグデータの分析結果がタイムリーに届くため、現状の最適な経営方針を考えやすくなります。

データを見える化できる

複雑なデータをそれぞれに適したグラフの作成ができ、データを見える化することができます。
ビジュアライズ機能はデータ分析の結果を活用する担当者の現状把握や問題点のピックアップなどを助け、意思決定をよりスピーディーにおこなえるよう支援します。

リアルタイムの分析結果にアクセスできる

従来のExcel管理による分析と異なり常時分析をおこなえるため、精度の高いリアルタイムの分析結果に瞬時にアクセスすることができます。また、異常値が検出された場合のアラート機能を搭載したBIツールもあり、こうした機能を活用することで迅速なトラブル対処やリスクヘッジをおこなうことができます。

レポート作成業務を自動化・効率化できる

BIツール導入前にExcelなどでおこなっていた集計やレポート作成といった作業の工数をBIツールで自動化・効率化することで、大幅に削減することができます。
人件費が削減できるというメリットだけでなく、手作業により発生する人為的なミスをなくすことができ、より精度の高い分析結果を得られるようになります。

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導入の際に留意するべきポイント

ここまではBIツールの導入によりできるようになることや、導入のメリットについて解説してきましたが、どのような企業でもBIツールは役立つのでしょうか?
ここでは、これまでとは反対に導入する際に留意するべきポイントを押さえておきましょう。導入前に留意するべきポイントは以下の3点です。

  • 現在運用しているデータと連携しやすいか?
  • 費用対効果を十分に見込めるか?
  • 使用者と使用目的は明確か?

現在運用しているデータと連携しやすいか?

BIツールの強みとして「社内の散在しているデータを分析できる」という点を挙げました。そのためには、分析をおこなうために必要となるデータソースを集め、既存のデータとの連携や単位などを合わせるなどといった設定をおこなう必要があります。
多くのBIツールの場合、そうした導入前の作業をサポートするサービスが提供されているため、BIツールの選定にはサポートサービスの有無も重要な選定軸に据えておくとよいでしょう。

費用対効果を十分に見込めるか?

BIツールを導入して活用していくためには費用がかかります。
そのため、自社でBIツールを導入した結果どのような効果が見込まれるか、導入費用に見合うかをあらかじめ計算に入れておく必要があります。

数あるBIツールのなかには無料で提供されているものもあります。しかし、ツールを利用した企業がツール上で使ったデータを二次利用して広告などに利用するといった事業を運営している場合があるため、無料ツールの利用はできるだけ避けることをおすすめします。

使用者と使用目的は明確か?

BIツールに限らず、新しいサービス導入の失敗例としてよく挙がるのが、誰がどのようなときに使うものなのかわからず、結局使われなくなってしまった、ということがあります。
このような事態を避けるためにも「誰が、どのような目的で使うのか」を認知しておくことが重要です。

導入すべき企業と検討した方がいい企業

ここまで紹介してきたBIツール導入のメリットや留意点などを踏まえて、導入するべき企業と検討した方がいい企業についてまとめていきます。

導入すべき企業 検討した方がいい企業
チームや部署横断的、複数の会社と連携するプロジェクトが多い企業 個人でプロジェクトを進めることが多い企業
迅速なデータ収集・分析が必須な企業 更新頻度が少ないデータを使う企業
扱うデータが多様かつ膨大な企業 扱うデータが少ない企業

BIツールが向いているかどうかは業務内容に依ります。また、BIツールが向いている企業であっても業務によってはExcelを利用した方が扱いやすいという場合もあります。

事例紹介

事例:株式会社デジタルアイデンティティ
導入ツール:Datorama
業界:インターネット広告 役職員数:141名(2021年6月30日現在)
事例紹介BI
引用元:株式会社デジタルアイデンティティ様:組織の生産性・社員のモチベーション向上を目指し、業務負荷大幅軽減を実現〜月間1000時間のレポート関連業務をほぼ0にむけて〜 – Salesforce Datorama/デートラマジャパン公式ブログ

導入以前の課題

「レポート関連業務にかかる時間が月間1000時間かかっていた。」
広告運用担当者がクライアントに提出するレポートの作成業務を、当時はExcelとPowerPointを使いおこなっていたことで月1000時間を超える作業時間がこの業務に割かれていました。
さらに、その結果作られるレポートに対するクライアントからの評価は、タイムリーさに欠けることや施策提案の少なさ、数字の羅列による見辛さなどの理由によりそれほど高いとはいえませんでした。

導入の決め手

当初、自社開発を検討していましたが、開発時のエンジニアコストと継続的なメンテナンスコストが掛かりすぎるため断念しました。そこでツールを探していたところにDatoramaという”マーケティング向けに設計された”BIツールの存在を知り、導入に至りました。

導入後の効果

導入の第一フェーズである現在で、すでに600時間のレポート作成時間の削減に成功しています。また、Datoramaの機能の一つであるダッシュボード機能を用いることで、レポート作成業務を撤廃し、ダッシュボードによるリアルタイムのデータ共有をおこなうことが可能になり、クライアントの満足度向上に寄与しています。
そして、最終的にはSEOやクリエイティブなどの業務や売上・経営管理にもBIツールを導入していき、データドリブンなカルチャーの形成を目指しています。

おすすめのBIツール3選

Tableau

料金:18,000円~
タブロー
引用元:https://www.tableau.com/ja-jp/
TableauはBIツールの定番ともいえるツールの一つであり、その特徴は何といっても直観的な操作性にあります。データ分析に係る操作をボタン一つで簡単におこなえるという操作性と、分析によって得られた結果のビジュアライゼーションの高さは他のツールと比較しても目立つものがあります。

また、Tableauではアジャイル型開発を採用していることにより、導入前の留意点で紹介した初期設定が比較的簡単におこなうことができるという特徴もあります。

Datorama

料金:公式サイトに記載なし(詳細は直接問い合わせ必要)
データラマ
引用元:https://datorama.com/jp/
DatoramaはMI(マーケティングインテリジェンス)ツールとも呼ばれており、その特徴として特にマーケターライクに作られたツールであるといえます。
具体的には、一般的な他のツールで接続できるデータベースに加えて、SNS広告プラットフォームのAPIにも接続できる機能やデータ分析の際に必要なデータの処理をエンジニアに頼ることなくマーケターだけで業務を完結できるような設計が施されています。

そのため、ツールの使用者がマーケティング担当者であることを想定される場合には特におすすめのツールであるといえます。

Googleデータポータル

料金:無料
データポータル
引用元:https://datastudio.google.com/
データポータル(旧データスタジオ)はGoogleが提供しているBIツールです。その特徴はダッシュボードやレポート作成機能などがすべて無料で使えるという点です。
さらにGoogleが提供しているサービスということもあり、Googleアナリティクス、Google広告、スプレッドシートなどとの連携が可能で、複雑な分析は困難ですが、シンプルな分析であれば簡単におこなえるという特徴があります。

そのため、BIツールの導入検討中にまずは試してみたいという企業様にはおすすめのツールといえます。

まとめ

BIツールはほとんどの企業でおこなわれているデータの収集や分析を支援し、データドリブンな企業活動を支えることのできる可能性を秘めたツールであるといえます。
しかし、企業文化にも寄与するシステムの導入には慎重を期す必要があり、BIツールの導入にも決して低くはないハードルがあります。

そのため、ExcelとBIツールの最大の違いである「異なる形式のデータを手軽に取り込めるかどうか」という点をしっかりと理解したうえで導入を検討する必要があるでしょう。

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